Tips para planificar una reunión

Muchas de las reuniones a las que somos invitados durante nuestra vida laboral no sólo son improductivas sino que, además, no podemos evitarlas la mayoría de las veces. Y esto es por culpa de la falta real de comunicación que se produce en las mismas, aunque decir esto parezca incongruente.

Por estas razones, tomando como base de la comunicación el libro de Richard Denny “Comunicar para ganar”, podemos poner en práctica algunos puntos que nos ayuden a hacerlas productivas.

Richard Denny toma como base para una buena comunicación algunos puntos sobre los que hacer énfasis para lograr una mejor comunicación, en general, tales como:

•        Hablar a las personas

•        Sonreír a las personas

•        Dirigirnos a las personas por su nombre

•        Mostrarse agradable y con ganas de ayudar

•        Ser entusiasta

•        Interesarse sinceramente por los demás

•        Buscar oportunidades para elogiarlos

•        Tomar en consideración los sentimientos de los demás

•        Ser respetuoso con las ideas ajenas

•        Escuchar, escuchar, escuchar

•        Agradecer la atención

Esto parte de que un buen comunicador se hace querer por los demás, se interesa por los demás y logra que la gente se sienta importante y admite sus errores si se producen. Adicionalmente, consideremos que sólo un 10% de la comunicación es oral, siendo el resto expresiones no verbales.  

Centrándonos en el caso concreto de las reuniones, en el caso del marketing hay que procurar basarte en puntos definidos como los siguientes:

1. Antes de la reunión ten claro el objetivo perseguido y transmítelo
2. La mejor manera de transmitirlo con claridad es adjuntar una agenda del día junto con la convocatoria de la reunión
3. Antes de elaborar la agenda definitiva que vas a adjuntar, consulta a las personas involucradas en la reunión, para que todos aporten sus ideas y puntos de vista
4. Procura incluir un horario claro de inicio y final de la reunión
5. Para que los objetivos se cumplan, nunca dejes que se traten temas no previstos en el orden del día
6. Una vez incluidos todos los puntos necesarios, provenientes de todos los futuros asistentes, es necesario que el moderador y los asistentes conozcan y se informen sobre dichos puntos, para evitar explicaciones previas
7. Procurar que participen todos los asistentes, invitándolos a participar
8. Esto enlaza con el hecho de que en las reuniones hay muchos que tienden a acaparar el tiempo, otros callan o apenas participan
9. Redactar un informe final de la reunión, que será enviado a todos los asistentes
10. Designar un responsable de que las decisiones se realicen, con fecha final

Además de los puntos comentados, son de sentido común y de evidente consideración al organizar las reuniones que los invitados a la misma sean personas realmente interesadas o involucradas en la temática de la reunión. En caso contrario, la sensación es la de haber perdido el tiempo, que es justo lo que hay que evitar.

Otro punto de enorme interés en una reunión bien hecha y bien planificada es la toma de notas sobre todo lo tratado. Y so solamente las notas que individualmente tomen los asistentes que lo hagan, sino una toma de notas sobre lo tratado a nivel general, en un flipchart o una pizarra, recogiendo las principales conclusiones o ideas de interés surgidas.

Igualmente importante es saber centrar las reuniones en sus objetivos. Esto, que parece una perogrullada, no lo es porque la mayoría de las reuniones tienden a la dispersión y a que cada persona exponga su parecer sobre temas paralelos o no directamente relacionados. Eso sí, si surgen ideas interesantes espontáneas a partir de los puntos tratados, es conveniente añadirlos a la pizarra y siempre volver a reconducir la reunión a sus puntos reales.

Tampoco cebemos dejar terminar la reunión sin hacer un breve repaso de la misma, con los datos resumidos en los flipcharts o pizarra, y comprobar que todos los asistentes han entendido todo. Si surgiesen temas adicionales, puede proponerse una nueva reunión.

Finalmente, los resultados de la reunión deberán proponer siempre una agenda de actuación, con sus puntos detallados y, si es preciso, con las fechas tope para su puesta en marcha definitiva.